Fujitsu ScanSnap iX500 – Ein Dokumentenscanner für gehobene Ansprüche?

Im folgenden ein Gastbeitrag von Philip Büchler, er hat mich angefragt ob Interesse an einem Beitrag zum Fujitsu ScaSnap iX500 bestehen würde. Philip ist IT Architekt und schreibt auf seinem Blog fime.ch über Einflüsse und Chancen von neuen Technologien für Unternehmen.

Berge von Papier türmen sich in Ordnern im Gestell. Belege, Rechnungen, Steuererklärungen und Unterlagen aus dem Studium. Benutzt hat man sie schon länger nicht mehr. Wegwerfen möchte man sie aber auch nicht. Ein PDF welches nach dem Inhalt durchsuchbar ist, wäre die Lösung. Es kommt vermutlich in jedem Mal der Wunsch nach weniger Papier hoch. Das ‘papierlose Büro’ ist ein Versprechen in die Zukunft welches uns die Gegenwart noch immer schuldig ist. Oder doch nicht?

Moderne Geräte und Cloud-Services bringen uns der Papierlosigkeit näher denn je. Bei grösseren Mengen von Dokumenten oder bei erhöhten Anforderungen an OCR, verlassen wir das Gebiet der iPad-Scanner-Apps, der Multifunktionsgeräte oder der tragbaren Doxie-Scanner (auch schon im Test hier), welche für andere Anwendungsfälle geniale Produkte sind, und nähern uns der Oberklasse.

Der Fujitsu ScanSnap iX500 taucht immer wieder auf, wenn man nach leistungsfähigen Dokumentenscannern sucht. So habe ich mir ein solches Gerät angeschafft um den bevorstehenden Umzug wenigstens um Papier zu erleichtern.

Meine Anforderungen waren dabei wie folgt:

• Einfache Verwendung.
• Leistung in Bezug auf Scanqualität und Geschwindigkeit.
• Doppelseitige Scans.
• Möglichkeit PDF durchsuchbar zu machen (OCR).
• Scan auf das Macbook/den PC, optional auf das iPad.
• Software für Mac.
• Optional: WLAN-Anbindung des Scanners.

Der ScanSnap erfüllt diese Anforderungen mit folgenden technischen Daten:

• Automatischer Dokumenteneinzug
• Farbe/Graustufen/Scwarzweiss mit automatischer Erkennung
• 600 x 1200 dpi Auflösung
• Simplex oder Duplex Scan mit 25 Seiten pro Minute.
• Vorlagen von Visitenkarte bis A4 mit automatischer Erkennung
• Ultraschallsensor zur Erkennung von Mehrfachvorlagen.
• 50 Blatt Kapazität des Dokumenteneinzugs

Vollständige Spezifikation direkt bei Fujitsu

Lieferumfang

Der Fujitsu Fujitsu ScanSnap ix500 wird komplett zusammengebaut geliefert. Dabei sind ein Netzteil, ein USB 3 Kabel, ein Trägerblatt für kleinere Vorlagen und zwei CDs mit der Software. Also auspacken und loslegen.

Erster Eindruck Hardware

Das Gerät macht einen sehr robusten Eindruck. Es ist unauffällig aber klassisch gestaltet und stört somit nicht auf dem Pult. Ich hatte schon Befürchtungen das Gerät sei sehr gross, welche sich mit Abmessungen von 292 mm x 159 mm x 168 mm und einem Gewicht von 3 kg allerdings nicht bewahrheiteten.

Am Gerät selber hat man zwei Klappen. Die erste öffnet den Dokumenteneinzug und schalte das Gerät ein. Die zweite, ebenfalls magnetisch gesicherte Klappe, öffnet den ‘Dokumentenfänger’ indem die gescannten Dokumente landen. Diesen muss man nicht zwingend öffnen, wenn man direkt auf den Tisch scannt.

Leistungsfähigkeit

Den ScanSnap ix500 schafft man sich ja nicht als Tischschmuck an, sondern zum Scannen von grösseren Mengen von Dokumenten. Da ist die Leistungsfähigkeit und Geschwindigkeit wichtig. Einerseits will man die Dokumente ja wiederfinden und nutzen können, andererseits sollte man nicht ein Jahr lang mit der Digitalisierung verbringen müssen.

25 Seiten pro Minute mag für die Einen durchaus eine vorstellbare Zahl sein. Mir sagte sie nichts. Ich war aber angenehm überrascht, als ich das Gerät zum ersten mal verwendete. Den Duplex-Scan stellte ich mir vor wie ich ihn von den grossen Bürokopierern kannte. Eine Seite wird eingescannt, die Seite gedreht und dann die andere Seite eingescannt. Der ScanSnap macht dies ein wenig cleverer. Mit nur einem Durchgang werden beide Seiten eingescannt und die Software entscheidet ob etwas auf der Rückseite war oder nicht. Um dies etwas zu visualisieren habe ich folgendes Video gemacht:

https://vimeo.com/83962072

Nebst der Geschwindigkeit ‘hört’ man auch die Geräuschkulisse. In Anführungszeichen weil ich das Gerät für sehr leise halte. Natürlich wird die motorische Bewegung von Papier durch einen Scanner immer ein Geräusch machen, doch es ist absolut nicht störend. Leiser als ein Drucker.

Software

Der Scanvorgang ist nur die halbe Miete. Um ein PDF zu erstellen, und dieses gar noch durchsuchbar zu machen, muss Software her.

Im Lieferumfang des ScanSnap ix500 befinden sich, nebst dem ScanManager noch Acrobat XI Standard, ScanSnap Organizer, CardMinder und Abby FineReader für Windows. Auf dem Mac erhält man CardMinder und Abby FineReader.

In meinem Test auf Mac, habe ich mich auf die Erstellung eines durchsuchbaren PDFs konzentriert und versuchte keine direkte Erstellung von Powerpoint, Word oder Excel-Dokumenten. Die Software würde diese Funktionen bieten.

Einsatzgebiete

Um dem Nirvana des papierlosen Büro näher zu kommen gibt es zwei grobe Einsatzgebiete für den Dokumentenscanner. Einmalige Digitalisierung grosser Altbestände und die laufende Digitalisierung von Rechnungen, Quittungen, Garantiescheinen, etc.

In meinem ersten Test habe ich mich auf das erste Einsatzgebiet fokussiert. Erst mal den Papierballast loswerden bevor man in die papierlose Zukunft schaut.

Zur Digitalisierung von ca. 40 Bundesordnern voller Papier in den unterschiedlichsten Formaten und Heftarten, nutze ich lediglich den ScanManager. Mit gehefteten Bündeln machte ich kurzen Prozess und schnitt kurzerhand die geheftete Ecke ab. Eine Formatsverstümmelung die mir der ScanSnap reklamationsfrei verzieh. Auch zwischen den Blättern auftauchende ‘Fresszettel’ wurden vom Dokumenteneinzug ohne Murren geschluckt.

Im eigens erstellten Profil wird die Datei automatisch in den sehr deskriptiv benannten ‘Konvertierer für durchsuchbare PDFs’ geladen. Die Anwendung ist einfach zu verstehen und hat eine weitere grosse Stärke. Die OCR-Erkennung ist recht CPU-intensiv. Weitere Anwendungen könnten dadurch gestört werden. Will man also parallel zum Scannen noch auf dem Macbook arbeiten, kann man die Option ‘Wenn Systemressourcen frei sind’ wählen. So wird nur konvertiert wenn der Computer nicht sonst schon unter Last steht.

Um mehrere PDFs zusammen zu fügen, nutzt man ‘ScanSnap Seitenzusammenfügung’. Ein ebenfalls sehr einfach verständliches Programm. Unter Mac nicht zwingend notwendig, da die App ‘Vorschau’ dies von Haus aus kann.

Zur weiteren Konvertierung von Dokumenten die nicht direkt eingescannt wurden, steht ‘Abby Fine Reader’ zur Verfügung. Die Anwendung erlaubt die Konvertierung von PDF in Textdokumente, Tabellen, HTML oder eben durchsuchbare PDFs.

Preis

Mit Preisen ab 559.- Franken ist der ScanSnap ix500 kein Spontankauf. Wer aber grössere Mengen an Dokumenten scannen möchte, wird mit dem Gerät sehr zufrieden sein. Die Überlegung ein so dediziertes Gerät zu kaufen statt eines ‘Allrounders’ mit funktionalen Einbussen ist sehr stark vom Einsatzzweck, speziell der Häufigkeit abhängig.

Eine kostenlose Geschäftsidee meinerseits ist die Vermietung eines solchen Geräts an Standorten mit grossen Universitäten jeweils zu Semesterbeginn oder -ende.